Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise som kan bestille på vegne av Randesund idrettslag. Randesund idrettslag har leverandøravtaler som de ulike gruppene skal handle fra (så fremt det er hensiktsmessig).
Alle mottatte fakturaer skal godkjennes av 2 ansvarlige personer som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise. Alle fakturaer skal være stilet til Randesund idrettslag. Hvis tilstiling (navn på idrettslag, adresse osv.) er feil, skal leverandør kontaktes for å få ny faktura med korrekt tilstiling.
Ved refusjon av utlegg skal bilagene/kvitteringene festes på Randesund idrettslags standard utgiftsrefusjonsskjema og skjema skal signeres av den som krever penger refundert, samt godkjennes i henhold til Randesund idrettslags fullmaktmatrise. Formål med utlegget skal alltid påføres.
Ved dekning av reise- og oppholdsutgifter skal det alltid påføres hvem utgiftene gjelder og eventuelt hvilket arrangement den reisende har deltatt på. Ved dekning av utgifter til mat/drikke skal det alltid oppgis formål og hvem bevertningen dekker.
Standard utgiftsrefusjonsskjema ligger som vedlegg til Randesund idrettslags økonoimhåndbok.
Alle varekjøp skal godkjennes av to personer (se kapittel om Inngående faktura).
For varer som er kjøpt inn for videresalg, fører Randesund idrettslag varelagerliste. Varelageret telles opp pr 31.12, og det er Randesund idrettslags standardiserte varetellingsliste som skal benyttes.
Varetellingslisten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle varer på varelageret. Varer for videresalg (f.eks. varelager til kiosk) verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og forventet salgspris.
Varetellingsliste ligger som vedlegg til Randesund idrettslags økonomihåndbok.
For innkjøp av utstyr og eiendeler som varer mer enn ett år, fører Randesund idrettslag utstyrs- og eiendelsoversikt.
Eiendeler og utstyr telles opp pr 31.12, og det er Randesund idrettslags standardiserte utstyrs- og eiendelsoversikt som skal benyttes.
Oversikten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle eiendeler og alt utstyr.
Eiendeler og utstyr verdsettes til anskaffelseskost fratrukket avskrivninger. Avskrivninger beregnes basert på følgende formel:
Utstyrs- og eiendelsoversikt ligger som vedlegg til Randesund idrettslags økonomihåndbok.
Alle utbetalinger skal signeres elektronisk av minst 2 personer i nettbanken. Hvem som skal ha signaturrett er vedtatt av hovedstyret og fremkommer i fullmaktsmatrisen. Det er tegnet underslagsforsikring for alle som har signaturrett.
Per dags dato har følgende personer/roller delt signaturrett i nettbanken:
- Navn Øystein Konradsen, daglig leder
- Navn Elin G. Aasen, økonomiansvarlig
Hovedstyret har beskrevet og delegert hvem som har signaturrett i Randesund idrettslag, se Randesund idrettslags fullmaktsmatrise (beskrevet under kapittel REGNSKAP).
Randesund idrettslag har en brukskonto, skattetrekkskonto, og kontoer på undergrupper. Alle kontoer står i Randesund idrettslags navn, private kontoer benyttes ikke.
Hovedstyret kan vurdere behovet for enkelte egne gruppe/lagskontoer i banken. Ingen skal benytte private kontoer. Oversikt over inntekter og kostnader pr gruppe skal sikres ved interne avdelings-/prosjektregnskap (grupperegnskaper). Egne gruppekontoer skal ikke benyttes som en måte å følge opp økonomien på.
Alle gruppekontoer er en del av det ordinære regnskapet og skal medtas på Randesund idrettslags totalregnskap.